Unsere Bügermeisterin Sabine Naderer-Jelinek kennt vermutlich jede und jeder von Ihnen. Doch wer sind eigentlich die Menschen im Hintergrund, die Tag für Tag die Weichen stellen, damit alle Rädchen in unserer schönen Stadtgemeinde wie geschmiert laufen? Wir haben einen Blick „hinter die Kulissen“ geworfen und uns den Alltag im Büro der Bürgermeisterin sowie des Stadtamtsdirektors angesehen.
Lange und abwechslungsreiche Tage, vielfältige Aufgaben, viel Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern – so gestaltet sich der Arbeitsalltag im Büro unserer Bürgermeisterin. Damit die Flut an E-Mails, Anrufen, Terminen und Veranstaltungen bewältigt werden kann, geben drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Tag für Tag ihr bestes: Neben Büroleiterin Manuela Hörmann zählen Petra Kutscher und Christian Kaiblinger zum engagierten Team. Als Schnittstelle zwischen Leondingerinnen und Leondingern zu ihrer Bürgermeisterin gilt es, einen guten Draht zu den Menschen aufzubauen. Sämtliche Anfragen werden versiert bearbeitet, gegebenenfalls an Fachabteilungen weitergeleitet sowie die Termine vorbereitet. „Für einen optimalen Ablauf ist es wichtig, dass uns die Menschen ihre Anliegen genau erklären. Die oder der andere lehnt das erst einmal ab und will „nur mit der Bürgermeisterin persönlich“ sprechen. Doch es ist von großer Bedeutung, dass wir im Vorfeld soviel wie möglich vorbereiten können, denn damit ersparen sich auch die Bürgerinnen und Bürger Zeit oder etwaige Folgetermine“, erzählt Hörmann, die mit ihrem Team im Anschluss an die Gespräche alle nötigen Unterlagen einholt und die Termine intern und extern koordiniert.
Guter Draht zu den Menschen
Empathie und Feinfühligkeit bei den diversen Angelegenheiten zählen zu den wichtigsten Eigenschaften in dieser Position. „Die Anliegen sind natürlich oft subjektiv – eine Bürgerin oder ein Büger sieht eine Situation aus seiner Perspektive und oft anders als die Gesamtsituation es erfordert. Da muss man wirklich gut auf die Menschen eingehen und verständnisvoll zuhören“, so die sympathische Büroleiterin. Für eine gute Erreichbarkeit des Büros teilen sich die Kolleginnen und Kollegendie Arbeitsaufgaben, die um sieben Uhr starten und bei Veranstaltungen oft lange dauern, auf. Anrufe werden protokolliert, Termine abgewickelt, Räumlichkeiten gebucht, Sitzungen vorbereitet – und dabei ist kein Tag wie der andere. „Wir sind eine richtige „Adhoc-Abteilung“, vieles kann man nicht planen und es gilt meist, rasch auf Situationen zu reagieren. Da heißt es auch in stressigen Situationen, ruhig und flexibel bleiben“, erzählt Hörmann. Der Kontakt zur Bürgermeisterin wird von allen Teammitgliedern als sehr angenehm empfunden: „Unsere Bürgermeisterin ist eine sehr angenehme und unkomplizierte Chefin. Die Kommunikation in den Jourfixes verläuft stets optimal und wir können über alles mit ihr reden“, sagt Hörmann.
Schnittstelle der Abteilungen: Büro des Stadtamtsdirektors
Ähnlich gut verläuft auch die Kommunikation im Büro des Stadtamtsdirektors, Uwe Deutschbauer, der als Kopf der Verwaltung intern für viele Angelegenheiten die erste Ansprechperson ist: „Wir reden auf Augenhöhe miteinander. Das ist eine Qualität, die man nicht überall findet. Auch, wenn es trotz der vielen Termine oft nur ein kurzes Austauschen zwischen Tür und Angel ist, so kann ich mit dem Stadtamtsdirektor immer gut reden“, freut sich Direktionsassistentin Manuela Probst-Knoll.
Bis zu 100 E-Mails täglich im Rathausordner
In ihrer Abteilung geht es zu 95 Prozent um interne Termine und Abwicklungen. Täglich landen 50 bis 100 E-Mails im Postfach des Rathauses, die von ihr persönlich überprüft und an die zuständigen Personen weitergeleitet werden müssen. „Dies ist eine große Herausforderung, da viele Anliegen oft mehrere Ansprechpersonen betreffen. Das gilt es herauszufinden und fachgerecht zuzuordnen“, erzählt Probst-Knoll. Auch die Post landet in ihrer Abteilung – alle nicht persönlich adressierten Schreiben werden vom Stadtamtsdirektor durchgesehen und an die Bürgermeisterin oder Fachabteilungen weitergeleitet. Neben klassischen Assistenzaufgaben wie Termin- und Dienstreisenkoordination ist sie auch Gleitzeitbeauftragte sowie „Mittelbewirtschafterin“. Letzteres bedeutet, dass die einzelnen Abteilungen über die Direktionsassistentin beispielsweise Fachliteratur bestellen können und sie das Budget dafür kontrolliert. Diskretion, Geduld, Genauigkeit und Belastbarkeit zählen zu den wesentlichen Eigenschaften, die es in so einer Schlüsselposition braucht.
Coronajahr 2020 verlangte Flexibilität und neue Regelungen
Große Herausforderung für die gesamte Abteilung war im Jahr 2020 die Abwicklung aller internen Corona-Maßnahmen – von Homeoffice-Regelungen über laufende Termin-Neuplanungen bis hin zur Protokollführung im Krisenstab. „Die Situation rund um Covid-19 hat wirklich jeden von uns in irgendeiner Form betroffen. Es galt, immer wieder auf die neuen Regelungen richtig zu reagieren. Da haben wir als Stadt sehr gute Arbeit geleistet“, erzählt die motivierte Assistentin, die - wie ein jeder von uns - hofft, dass uns diese Thematik 2021 nicht mehr im selben Umfang beschäftigen wird.
