Hinter den Kulissen einer Gemeinderatssitzung 

Was passiert eigentlich bei einer Gemeinderatssitzung?

Sabine Peschek, Mitarbeiterin des Gremienmanagements

Am 22.10.2020 ist es wieder soweit: Die nächste Gemeinderatssitzung steht auf dem Programm, zu der sich die 37 Mitglieder des Gemeinderates der Stadt Leonding im Gemeinderatssaal des Rathauses zusammenfinden. Vielleicht hat es Sie als Leondingerin oder Leondinger immer schon interessiert, was es mit der Gemeinderatssitzung auf sich hat, welche Prozesse im Hintergrund ablaufen bzw. welche Vorbereitungen im Vorfeld einer solchen Sitzung notwendig sind? Sabine Peschek, Mitarbeiterin des Gremienmanagements, gewährt uns im Interview einen Blick hinter die KulisseneinerGemeinderatssitzung.

Bevor wir uns Sabine Peschek und der Vorbereitung einer Gemeinderatssitzungzuwenden, wollen wir uns zum besseren Verständnis kurz mit den Aufgaben des Gemeinderates beschäftigen. Der Gemeinderat unserer schönen Stadt Leonding ist oberstes Organ der Stadtgemeinde Leonding und mit allen Angelegenheiten des eigenen Wirkungsbereiches betraut – sofern diese nicht ausdrücklich in den Aufgabenbereich anderer Organe der Stadt fallen. Die Anzahl seiner Mitglieder ist in der Oberösterreichischen Gemeindeordnung geregelt und nach Einwohnerzahl der Gemeinde bzw. Stadtgemeinde gestaffelt. Ab 7.300 Einwohnern umfasst der Gemeinderat 37 Mitglieder, der ebenso wie die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister für sechs Jahre gewählt wird. 

Vor jeder Gemeinderatssitzung werden in den Gemeindeausschüssen, die sich jeweils mit verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise Verkehr, Umwelt oder Raumordnung beschäftigen, Anträge für den Gemeinderat vorbereitet. Diese Anträge werden folglich in der Sitzung des Gemeinderates abgestimmt und entweder beschlossen oder abgelehnt. Die Gemeinderatssitzungen sind grundsätzlich öffentlich.

Wie laufen die Vorbereitungen für die Gemeinderatssitzung ab? 
Sabine Peschek:  Fünf Tage vor der Versendung der Tagesordnung bzw. Einladung an die Mandatare stellt das Gremienmanagement eine vorläufige Tagesordnung zusammen und legt diese der Bürgermeisterin vor. Sie hat dann die Möglichkeit, die Unterlagen zu sichten. 
Sieben Tage vor der Sitzung wird die Tagesordnung mit der Bürgermeisterin und dem Stadtamtsdirektor besprochen und anschließend die Einladung mit der Tagesordnung an die Mandatare versendet. Die Mandatare haben Zugang zu einem abgesicherten Online-Portal, in dem die relevanten Unterlagen zu den einzelnen Punkten abrufbar und leicht einsehbar sind. 
Am Tag der Gemeinderatssitzungwerden im Stadtsaal Getränke aufgestellt und von unserem Techniker die technischen Anlagen (z.B. die Mikrofonanlage) aktiviert. Das Gremienmanagement bereitet für die Bürgermeisterin die Akten vor und nimmt diverse Unterlagen für die Sitzung mit. Darüber hinaus wird ein Laptop für die Protokollierung benötigt.

Welche Fristen gibt es hierbei? 
Sabine Peschek:  Die Tagesordnung muss sieben Tage vor der Sitzung an die Mandatare versendet werden. Danach gibt es nur noch die Möglichkeit, dringliche Anträge zu stellen.

Wer regelt den ordnungsgemäßen Ablauf der Gemeinderatssitzung? 
Sabine Peschek:Der ordnungsgemäße Ablauf der Gemeinderatssitzung ist in der Geschäftsordnung bzw. in der Gemeindeordnung geregelt. Der Stadtamtsdirektor bzw. die Stadtamtsdirektorin ist gesetzlich verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen und den ordnungsgemäßen Verlauf zu überwachen.

Welche Qualitäten sind im Gremienmanagement gefragt? 
Sabine Peschek: Im Gremienmanagement ist genaues Arbeiten ein Muss. Fristen sind genauestens einzuhalten. Da Sitzungen immer am Abend stattfinden und auch sehr lange dauern können, sind Flexibilität und Ausdauer gefragt. Zudem ist das Gremienmanagement eine wichtige Schnittstelle zur Politik und hat für deren Anliegen immer ein offenes Ohr. 

Wie läuft die Gemeinderatssitzung an sich ab? 
Sabine Peschek:Die Bürgermeisterin eröffnet, führt durch die Sitzung und erteilt die Wortmeldungen. Zu den einzelnen Tagesordnungspunkten gibt es Berichterstatter. Diese sind die Vorsitzenden der einzelnen Ausschüsse. Eine Abstimmung erfolgt durch Erheben der Hand. Falls das Ergebnis nicht einstimmig ist, werden die Namen der Gemeinderäte, die dafür bzw. dagegen sind oder sich enthalten, protokolliert. 

Gibt es in Bezug auf Corona besondere Maßnahmen zu ergreifen? 
Sabine Peschek: Wir haben größere und kleinere Beratungszimmer, welche aktuell nur bis zu einer bestimmten Personenanzahl genützt werden dürfen, um die Sicherheitsabstände einhalten zu können. Die kleineren Räume können derzeit nicht für Sitzungen verwendet werden, weshalb diese in einem größeren Beratungszimmer, im Stadtsaal bzw. im Falle der Gemeinderatssitzungin einer Veranstaltungshalle stattfinden.
 

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