Die Coronakrise als Chance für die Digitalisierung

Ing. Peter Viertlmayr von der Stadtgemeinde Leonding über die Herausforderungen und Chancen bei Homeoffice & Co.

Die aktuelle Gesundheitskrise hat uns dieses Jahr vor zahlreiche Herausforderungen gestellt – auch in der Arbeitswelt. Homeoffice, früher oftmals ein Privileg, wurde plötzlich zur neuen Realität für viele Unternehmen als auch Beschäftigte. Wir haben mit Ing. Peter Viertlmayr, Stabstellenleiter der IT-Basissysteme der Stadt Leonding, über die Herausforderungen, Erfahrungen, die nachhaltigen Auswirkungen und Chancen des Digital Workplaces und Homeoffices während des Lockdowns gesprochen. 

Was hat sich aufgrund der aktuellen Gesundheitskrise im Hinblick auf den Arbeitsalltag bzw. Arbeitsabläufe bei der Stadtgemeinde Leonding geändert? 

Ing. Peter Viertlmayr: So traurig es auch sein mag, aber die Krise hatte auch etwas „Gutes“. Vorher war es undenkbar, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice ihren Dienst verrichten. Wir, die IT, waren jedoch bestens vorbereitet, um einen solchen Service anbieten zu können. Letztendlich war es aufgrund der zahlreichen mobilen Geräte mehr eine organisatorische als technische Herausforderung die Krise zu bewältigen. 
Der Arbeitsablauf hat sich dahingehend geändert, dass Homeoffice nun zum Teil unseres Lebens geworden ist. Aus meiner Sicht wird es gut und gerne angenommen. Natürlich gibt es in Bereichen, wo noch mit Papierakten gearbeitet wird, einen Aufholbedarf. Aus diversen Problemen haben wir jedoch gelernt und können jetzt zum Beispiel ein Softphone, d.h. Telefonie über den PC, auch im Homeoffice anbieten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dadurch auch zuhause über die üblichen Durchwahlen erreichbar. Das war im März noch nicht möglich, man wächst an den Herausforderungen.

Was waren die Herausforderungen, die es mit dem Lockdown zu bewältigen gab? 

Ing. Peter Viertlmayr: Die zentrale Herausforderung bestand darin, neben der Ausgabe mobiler Geräte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den VPN-Client möglichst rasch zu verteilen, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Da uns Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf unterschiedlichsten Wegen wie SMS, E-Mail, Telefon oder Ticketsystem kontaktiert haben, war es nicht immer einfach, alles entsprechend zu priorisieren und zu kanalisieren.

Ungeachtet der technischen Aspekte war es für viele sicher die größte Herausforderung sich abzustimmen und den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen aufrechtzuerhalten. Natürlich gibt es E-Mails, jedoch sind diese weniger für eine rasche und unproblematische Kommunikation geeignet. Wir haben uns daher für eine Lösung entscheiden müssen und haben Microsoft Teams gewählt. Hierbei möchte ich großen Dank an meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aussprechen, die sich umgehend damit auseinandergesetzt haben. Hier muss ich zugeben, dass wir als „ITler“ einen Bonus haben. Wir waren schon vorher mit Chat-Clients und der digitalen Vernetzung bestens vertraut. Die sozialen Kontakte haben hier immer schon oft digital stattgefunden. 

Was hat besonders gut funktioniert?

Ing. Peter Viertlmayr: Aus meiner Sicht die Zusammenarbeit. Es war für jeden klar, bei der Umstellung auf Homeoffice innerhalb so kurzer Zeit 200 Prozent zu geben. Der Betrieb des Rathauses musste aufrecht erhalten werden. Auch die Technik hat uns nicht im Stich gelassen. Trotz der hohen Anzahl an Homeoffices gab es keine technischen Limitierungen oder Überlastungen der Internetleitungen.

Welche Erfahrungen wurden während der Coronakrise im Hinblick auf die IT bzw. Homeoffice gemacht?

Ing. Peter Viertlmayr: Es gibt Aufholbedarf in diversen Bereichen hinsichtlich Digitalisierung. Manche Bereiche können aktuell noch nicht digital abgewickelt werden. Aber die Digitalisierung ist notwendig, auch wenn es natürlich nicht so einfach ist, die ganzen Workflows entsprechend abzubilden. Aber das wird kommen!

Was hat sich für die Zukunft geändert? 

Ing. Peter Viertlmayr: Der verstärkte Einsatz mobiler Geräte, die in Krisenzeiten und auch im normalen Dienstbetrieb Homeoffice ermöglichen. Somit sind sicher neue Ansätze von Desksharing und flexiblerem Arbeiten möglich. Darüber hinaus haben wir häufig festgestellt, dass sich Vieles kurzfristig klären lässt und nicht in unzähligen Besprechungen abgewickelt werden muss.

Haben Sie Tipps für unsere Bürgerinnen und Bürger, die sich immer noch im Homeoffice befinden?

Ing. Peter Viertlmayr: Gute Frage! Das meiste ist sicher schon bekannt oder man hat selbst die eine oder andere Erfahrung gemacht, aber in erster Linie sollte der Arbeitsplatz soweit wie möglich ergonomisch gestaltet und ausgestattet sein. Der Sessel vom Esstisch ist auf Dauer nichts. 
Besonders im Homeoffice gilt es, die Arbeitszeiten einzuhalten und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit nicht verschwimmen zu lassen. Die digitale Vernetzung hat natürlich viel Gutes, aber es gilt auch „abzuschalten“ und seinem privaten Leben nachzugehen. Ach ja, und dann gibt es noch Natur – vielleicht  auch darauf nicht vergessen!

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